Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdeling
PRIVATLIVSPOLITIK
1. Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdelings dataansvar
Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdeling indsamler, opbevarer og anvender (behandler) personoplysninger for alle afdelingens medlemmer.
Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdeling har, med henblik på behandling af personoplysninger, udarbejdet denne privatlivspolitik, der kort redegør for hvordan, personoplysninger behandles.
Gennemgående for afdelingens databehandling er, at der kun behandles personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Der behandles således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål for foreningen.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdeling er dataansvarlig, og sikrer, at ethvert medlems personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
2. Kontaktoplysninger til Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdelings dataansvarlige er:
| Kontaktperson: | Steen M. Rylander | |
| Adresse: | Kaffevej 10, 3. tv, 2610 Rødovre | |
| Telefonnr: | +45 20 93 72 28 | |
| E-mail: | nfm-kbh@trs.dk | |
| Hjemmeside: | www.trs.dk |
3. Indsamling af personoplysninger
Personoplysninger tilgår fra medlemmet ved indmeldelse. Herudover sker der en udveksling mellem Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdeling og Telegraf-Regimenternes Soldaterforening (TRS), idet indmeldelse kan ske ad både via TRS og gennem lokalafdelingen, og/eller såfremt personoplysninger tilrettes ved et medlems henvendelse til TRS eller lokalafdelingen.
4. Behandling af personoplysninger
Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdeling behandler følgende personoplysninger:
Medlemsoplysninger: – Almindelige personoplysninger:
- Navn
- Adresse
- Telefonnummer
- E-mail adresse
- Fødselsdato
- Årgang (indkaldelsesår/soldaternummer/medarbejdernummer)
- Indmeldelsesdato
– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer såfremt et medlem skal godkendes på en SKV1)-ansøgning i forhold til våbenloven.
- CPR-nummer samt bankkontonummer i forbindelse med foreningens tilmelding af medlemmer til PBS.
Note: 1) Skytteforeningernes Våbenregistrering.
5. Afdelingens formål med behandling af personoplysninger
Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdeling behandler personoplysninger til de for foreningen relevante formål, når foreningen har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle personoplysninger, såsom muligheden for at kontakte medlemmet, beregning af anciennitet i forhold til tildeling af hæderstegn, opkrævning af kontingent og lignende.
- Vedligeholdelse af TRS samlede medlemsregister samt oversigt over bestyrelsers sammensætning.
Formål:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Afdelingens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
- Som led i afdelingens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
- Opfyldelse af lovkrav, herunder ”Bekendtgørelse af lov om støtte til folkeoplysende voksenundervisning, frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde og daghøjskoler samt om Folkeuniversitetet” (Folkeoplysningsloven).
- Administration af medlemmets relation til foreningen.
2) Formål med behandling af oplysninger på bestyrelser:
- Give TRS mulighed for at kontakte bestyrelsesmedlemmer ved behov herfor.
6. Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser
Ethvert medlems personoplysninger/medlemsoplysninger behandles alene på baggrund af berettigede (legitime) interesser som:
- Udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af deltagerlister, adgangslister, interne resultatlister m.v.
- Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til afdelingens vedtægter, herunder i forhold til generalforsamling.
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Videregivelse af almindelige personoplysninger til TRS i relevant og nødvendigt omfang.
- Da afdelingen, hvad skydning angår, er medlem af DGI, sker der videregivelse af oplysninger om ledere til DGI, for herigennem at kunne modtage information og aktivitets- og kursustilbud herfra.
- Af praktiske, administrative, historiske og lignende hensyn, opbevares almindelige medlemsoplysninger efter et medlems udmeldelse.
7. Samtykke
Ved indmeldelse i Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdeling gives samtidig samtykke til afdelingens indhentning, opbevaring og anvendelse af medlemmets personoplysninger i forhold til nærværende privatlivspolitik samt udveksling af tilsvarende mellem Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdeling og TRS.
Ved ansøgning i forhold til våbenloven giver medlemmets underskrift på SKV-ansøgninger samtidig udtryk for samtykke til Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdeling for indhentning, opbevaring og anvendelse af medlemmets CPR-nummer.
8. Videregivelse af personoplysninger
Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdeling videregiver ved indmeldelse eller rettelser til et medlems personoplysninger disse til TRS med henblik på ajourføring af det samlede medlemsregister.
Der sker videregivelse af oplysninger om bestyrelsers sammensætning til TRS.
Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdeling videregiver ikke personoplysninger til firmaer med henblik på markedsføring eller lignende.
9. Opbevaring og sletning af personoplysninger
Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdeling opbevarer personoplysninger, så længe medlemskab af foreningen eksisterer.
Ved udmeldelse vil almindelige personoplysninger kunne opbevares af praktiske og administrative hensyn i op til 3 år efter kalenderåret for udmeldelse af foreningen.
Såfremt almindelige personoplysninger har historisk værdi for foreningen, opbevares disse så længe, dette forhold er gældende.
CPR-nummer og bankkontooplysninger anvendt ved tilmelding af medlemmet til PBS slettes umiddelbart efter, at tilmelding er foretaget.
10. Medlemmets rettigheder
Ethvert medlem har en række rettigheder efter persondataforordningen.
Disse er:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.
- Retten til indsigt i egne personoplysninger.
- Retten til berigtigelse.
- Retten til sletning.
- Retten til begrænsning af behandling.
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).
- Retten til indsigelse.
Ethvert medlem kan gøre brug af disse rettigheder, herunder gøre indsigelse mod Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdeling behandling, ved henvendelse til afdelingens bestyrelse. Kontaktoplysninger findes under punkt 2.
Ved et medlems henvendelse med en anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, vurderes om betingelserne herfor er opfyldt, og bestyrelsen/den dataansvarlige gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Et medlem kan altid indgive en klage til Datatilsynet.
11. Revidering af privatlivspolitikken
Telegraf-Regimenternes Soldaterforenings Københavns Afdeling forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik, såfremt det skønnes nødvendigt.
Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på TRS/afdelingens hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil medlemmerne modtage meddelelse herom.
Privatlivspolitikken er vedtaget på bestyrelsesmøde d. 15. februar 2019.
12. Rettelser
Rettelser er vedtaget dato/måned/år:
Ingen rettelser…